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O trabalho colaborativo e a capacidade para agregar vontades e conhecimentos com o intuito de prosseguir um objetivo comum é, talvez, a mais útil das capacidades de que um gestor de projeto pode dispor. Saber aproveitar em toda a sua diversidade, a inteligência e o conhecimento de todos os que participam no projeto, é fundamental para que dele resulte um produto ou serviço valorizado pelo cliente, mas tentar importar para dentro das organizações os modelos de partilha de conhecimento da internet nem sempre é fácil ou possível e raramente tem os resultados esperados.

Nos últimos anos têm sido efetuados vários estudos sobre o efeito das tecnologias Web 2.0 nas organizações. Um inquérito efetuado pela McKinsey a 2847 executivos em todo o mundo revelou que mais de 75% dos respondentes pretendem aumentar os seus investimentos em tecnologias que encorajam a colaboração entre utilizadores e mais de 50% referiram estar satisfeitos com os investimentos feitos até ao momento mesmo que 42% considerem que deveriam ter investido mais na criação de capacidades internas da organização para aproveitar as ferramentas colaborativas.

Desde o seu nascimento muitos autores entenderam que o conceito de Web 2.0 ia muito para além do plano tecnológico representando uma alteração do paradigma em termos da criação coletiva do conhecimento. O termo Web 2.0 foi criado em 2004 por Tim O’Reilly e, nos últimos anos, tem sido crescentemente usado no contexto da gestão (Conhecimento 2.0, Processo de Decisão 2.0, Organização 2.0, Gestão do Conhecimento 2.0) refletindo o impacto cada vez maior do conceito nas organizações.  

A maioria das tecnologias de informação e comunicação atualmente usadas nas organizações podem ser agrupadas em duas categorias: Canais – Tecnologia de e-mail e mensagens instantâneas a qual permite que a informação seja criada e distribuída por todos A produção é descentralizada e existe um baixo grau de significado comum. Plataformas – Por exemplo a intranet, web corporativa e portais informativos, que em certa medida são tecnologias opostas às de canal, na medida em que o conteúdo é gerado ou, pelo menos, aprovado por um pequeno grupo de pessoas podendo depois ser visualizado por todos sendo a produção centralizada e o significado comum é elevado. Estas tecnologias apresentam dois tipos de problemas.

Apesar de, na internet, ser fácil encontrar exemplos de como, grupos alargados de pessoas trabalham em conjunto, de uma forma surpreendentemente eficaz, numa clara demonstração de como a inteligência coletiva pode ser usada com sucesso (Veja-se os exemplos do Google , Wikipedia ou Threadless ) o certo é que a transferência destes modelos para o interior das organizações está agora a dar os primeiros passos.

O conhecimento é uma atividade humana cuja proliferação depende de circunstâncias contextuais e de fluxos estabelecidos de forma individualizada entre os diversos atores. Na medida em que se encontra em permanente mudança é difícil de capturar sendo ainda mais difícil transformar conhecimento implícito em conhecimento explícito. As tecnologias de informação são um importante instrumento para a gestão do conhecimento. No entanto, as organizações devem ter presente que as funcionalidades dos sistemas a implementar diferem substancialmente consoante os objetivos sejam a codificação de conhecimento explícito, para o qual são necessários sistemas que automatizem a recolha de informação em bases de dados e mecanismos de pesquisa eficazes, ou a disseminação de conhecimento tácito, onde os sistemas mais adequados são os que permitem a personalização e a configuração dos processos de troca de informação com base num ambiente colaborativo.